Anticiparse a los retos. Abrazar el cambio. Innovar. Trabajar en equipo y buscar siempre nuevas maneras de alcanzar la excelencia en todo lo que hacemos. Estos valores que están en el ADN de  la marca Zafiro Hotels han sido el pilar sobre el que se ha sustentado uno de los grandes objetivos internos de la cadena en 2019: la digitalización de todo el departamento de Recursos Humanos.

Esta transición al mundo digital, capitaneada por la directora corporativa de RRHH, Elena Alzamora, se ha culminado con éxito en apenas un año y forma parte de una clara apuesta por la mejora de la comunicación, las condiciones laborales y la formación continua de todos los empleados de la cadena.

Un reto en el sector

Con 13 años de experiencia como directora de Recursos Humanos en diferentes empresas y sectores y profesora especializada de la UIB, Alzamora reconoce que llevar a cabo una digitalización “total” como la que se ha llevado a cabo en Zafiro Hotels, no es habitual y que todavía queda mucho por hacer en este sentido dentro de la industria turística.

“Es un proceso que requiere de mucho trabajo ya que que supone un gran cambio cultural dentro de la empresa”, comenta Alzamora, agradecida por la confianza de la Propiedad en este proyecto y por el “esfuerzo de todo el equipo de mujeres que integramos el departamento. Estoy realmente orgullosa”.

Experiencia de valor

Comprender lo que significa en la práctica la digitalización del departamento de Recursos Humanos en las empresas y su importancia dentro del engranaje del negocio es más complejo de lo que puede parecer. Sin embargo, Alzamora lo tiene claro: “nuestro cliente es el empleado”.

Por eso el objetivo de este cambio ha sido introducir un sistema que les facilite los trámites, que ayude a la gestión segura y rápida de sus documentos y fomente la comunicación directa con la empresa desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. Porque “sin el compromiso de todos y cada uno de los que conformamos la plantilla es imposible ofrecer un buen servicio a nuestros huéspedes”.

Consciente de todo ello, Elena Alzamora, ha sabido dirigir esa transición con el apoyo de todo su equipo hasta conseguir pasar de ser un departamento netamente administrativo a convertirse en un departamento que actualmente se encarga de la experiencia de valor del empleado.

Durante esos 12 meses, “se han digitalizado todos los procesos”, según explica la propia Elena Alzamora, a quien le gusta hablar de “digitalización holística”, ya que se han tratado de abarcar y mejorar todas y cada una de las áreas y funcionalidades de este departamento que, en la actualidad, gestiona a más de 2.000 empleados en Mallorca.

El portal del empleado de Zafiro Hotels

Gracias a este proceso de renovación y digitalización, Zafiro Hotels cuenta ahora con un completo Portal del Empleado que facilita tanto la gestión de documentación dentro del departamento como a los propios trabajadores de la cadena.

“Se puede consultar toda la documentación de la vida laboral del trabajador, sus contratos, sus nóminas, sus certificados de retenciones y cualquier documento que firme. Asimismo, permite la firma vía tablet de contratos, finiquito y documentación de acogida”, detalla Alzamora, quien subraya la importancia que estas funcionalidades suponen para la empresa y para sus empleados, tanto en ahorros de costes y tiempo como en aumento de seguridad, confidencialidad y facilidad de gestión.

Beneficios concretos

Con el nuevo sistema digital introducido por Zafiro Hotels es imposible perder un documento, todos los procesos son seguros, transparentes e inmediatos y todo trabajador puede tener su documentación a mano siempre que lo desee y consultar todo aquello que necesite en un par de clics.

Este proceso de digitalización ha permitido también ofrecer a los empleados un archivo automático de toda su documentación en expedientes digitales, un aula de formación y una bolsa de trabajo online.

Todo ello, recalca Alzamora, sin olvidar la importancia de esta transformación en el camino hacia una mayor sostenibilidad ya que, desde su implementación, se ha logrado reducir de forma radical el consumo de papel.

Total implicación y colaboración

El miedo al cambio es algo inherente al ser humano. Sin embargo, como recalca su directora, en el este proceso ha triunfado la “inestimable profesionalidad y actitud del departamento de RRHH y del Departamento de IT”.

“Afortunadamente, el peor problema que nos podríamos haber encontrado es el de la resistencia al cambio, problema inexistente porque la Propiedad ha apostado ciegamente por toda esta revolución digital y la respuesta de los empleados ha sido muy positiva”, asegura Alzamora para terminar señalando que su idea es la de seguir “actualizándonos constantemente, estar ojo avizor a las nuevas tendencias y ser un referente en el mercado tanto para clientes como para colaboradores”.