Sich den Herausforderungen schon im Vorfeld stellen. Änderungen begrüßen. Innovativ sein. Im Team arbeiten und immer nach neuen Wegen suchen, um bei allem, was wir tun, absolute Spitzen - Leistungen zu erzielen. Alle diese Werte, die tief in der DNA der Marke Zafiro Hotels verankert sind, waren die Grundlage für eines der wichtigsten internen Ziele des Unternehmens für das Jahr 2019: die Digitalisierung der gesamten Personal - Abteilung.

Der Übergang in die digitale Welt, unter der Leitung der Personal - Direktorin Elena Alzamora, konnte in nur einem Jahr erfolgreich abgeschlossen werden und ist Teil eines klaren Bekenntnisses für eine Verbesserung der Kommunikation, der Arbeits - Bedingungen und der kontinuierlichen Schulung aller Mitarbeiter der Hotel - Kette.

Eine Herausforderung für die Branche

Mit 13 Jahren Erfahrung als Director of Human Resources in verschiedenen Unternehmen und unterschiedlichen Branchen und einer spezialisierten Professur an der UIB (Universität der Balearen) weiße Frau Alzamora, dass eine „vollständige“ Digitalisierung, wie die bei Zafiro Hotels durchgeführte,  in der Tourismus - Branche bislang nicht üblich ist und dass es in dieser Hinsicht noch viel zu tun gibt.

"Es handelt sich um einen Prozess, der viel Arbeit erfordert, da er einen großen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens mit sich bringt", sagt Frau Alzamora, dankbar für das Vertrauen der Geschäftsleitung in dieses Projekt und für die "Anstrengungen des gesamten Frauen - Teams, das in dieses Projekt involviert ist. Ich bin wirklich sehr stolz. “

Werte - Erfahrung

Wirklich zu verstehen, was die Digitalisierung der Personalabteilung in einem Unternehmen in der Praxis bedeutet und wie wichtig sie für den Geschäfts - Ablauf ist, ist ein weit komplexerer Vorgang, als es zuerst den Anschein hat. Frau Alzamora ist jedoch eines klar: "In diesem Fall ist unser Kunde der Mitarbeiter".

Aus diesem Grund bestand das Ziel der Umwälzungen darin, ein System einzuführen, das die inneren Abläufe erleichtert, das die sichere und schnelle Verwaltung der Dokumente unterstützt und das die direkte Kommunikation mit dem Unternehmen von jedem Ort aus und von jedem Terminal fördert. Denn "ohne das Engagement eines jedes Einzelnen, der Teil der Belegschaft ist, wird es unmöglich sein, unseren Gästen einen guten Service zu bieten."

Vor diesem Hintergrund ist es Elena Alzamora, mit Unterstützung ihres gesamten Teams, gelungen, den Übergang in die Digitalisierung steuern. Sie hat es geschafft, von einem reinen Verwaltungs - Apparat zu einer Abteilung zu werden, die derzeit maßgeblich für die Werte - Erfahrung der Mitarbeiter verantwortlich ist.

In den vergangenen 12 Monaten „wurden alle Prozesse digitalisiert“, erklärt Elena Alzamora, die dabei gerne von einer „ganzheitlichen Digitalisierung“ spricht, denn sie hat versucht, alle Bereiche und Funktionen abzudecken und zu verbessern. Diese Abteilung verwaltet derzeit mehr als 2.000 Mitarbeiter auf Mallorca.

Das neue Mitarbeiter - Portal von Zafiro Hotels

Dank dieses Erneuerungs - und Digitalisierungs - Prozesses verfügt Zafiro Hotels nun über ein vollständiges funktionierendes Mitarbeiter - Portal, mit dem sowohl die Verwaltung der Dokumente innerhalb der Abteilung, als auch die der Mitarbeiter des Unternehmens weitgehend erleichtert werden.

„Sie können die gesamte Dokumentation des Arbeitslebens eines jeden Arbeitnehmers, seine Verträge, seine Gehalts - Abrechnungen, seine Einbehaltungs - Bescheinigungen und jedes von ihm unterzeichnete Dokument einsehen. Das System ermöglicht auch die Unterzeichnung von Verträgen, Abrechnungs - und Empfangs - Dokumenten per Tablet “, erklärt Frau Alzamora, die auch betont, wie wichtig diese Funktionen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter sind, um mit einer vereinfachten Verwaltung Kosten und Zeit zu sparen und die Sicherheit und Vertraulichkeit zu erhöhen.

Ganz konkrete Vorteile

Mit dem neuen digitalen System von Zafiro Hotels ist es nun unmöglich, ein Dokument zu verlieren. Alle Prozesse sind jetzt sicher, transparent und unmittelbar, und jeder Mitarbeiter hat seine Dokumentation jederzeit zur Hand und kann mit wenigen „Klicks“ alles abrufen, was er benötigt.

Dank dieses Digitalisierungs - Prozesses konnten den Mitarbeiter nicht nur ein automatisches Archiv ihrer gesamten Dokumentation in digitaler Form, sondern auch ein Forum für Schulungen und eine Online - Jobbörse zur Verfügung gestellt werden.

All dies, betont Frau Alzamora, ohne die Bedeutung dieser Umstellung auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit zu vergessen, denn der Papierverbrauch konnte seit seiner Einführung drastisch gesenkt wurde.

Volle Beteiligung und Zusammenarbeit

Den Menschen ist die Angst vor Veränderung eigen. Und dennoch, so beton die Direktorin, konnte sich in diesem Wandlungs - Prozess die „beeindruckende Professionalität und Haltung der Personal - und der IT - Abteilung“ durchsetzen.“

"Glücklicherweise war das größte Problem, auf das wir hätten stoßen können - eben dieser Widerstand gegen Veränderungen - ein nicht existierendes Problem, da sich die Geschäftsleitung voll hinter diese digitale Revolution gestellt hat und die Resonanz der Mitarbeiter sehr positiv war", sagte Frau Alzamora abschließend. Und Idee für die Zukunft sei es, "uns ständig zu aktualisieren, über neue Trends informiert zu sein und so sowohl für unsere Gäste als auch für Mitarbeiter ein Maßstab auf dem Markt zu sein".